Întrebări frecvente

Necesitatea externalizării arhivei și a serviciilor de arhivare fizică sau electronică este recomandată pentru:

• reducerea costurilor privind exploatarea spațiilor de arhivă și chiar o creștere a profitabilității utilizării acestora prin schimbarea destinației către activități generatoare de profit;
• eficientizarea muncii de echipă prin reducerea timpului de regăsire și partajare a documentelor;
• asigurarea unui nivel de securitate și siguranță superioare pentru păstrarea documentelor;
• depozitarea și arhivarea documentelor în condiții impuse de respectarea legislației și a normelor în vigoare în domeniul arhivisticii și al organizării depozitelor de arhivă.

Din punct de vedere material, având în vedere caracterul dual, atât fizic cât și electronic al arhivei Marudro General Services, în aceasta se pot depozita documente în format fizic și electronic, care nu pun în pericol sănătatea și mediul. Nu există restricții privind categoriile și tipurile de documente ce pot fi arhivate.

În principiu, costurile implicate sunt adiacente etapelor care trebuie parcurse pentru arhivarea și depozitarea corespunzătoare a documentelor. Evident, regăsim costuri legate de pregătirea și arhivarea documentelor, costuri legate de preluarea și manipularea acestora, costuri legate de depozitare și de punerea la dispoziție a documentelor arhivate. Datorită optimizării și specializării serviciilor SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL, suma totală a acestor costurilor este cu mult mai mică, uneori și cu până la 50%, decât suma costurilor generate de administrarea individuală a arhivei de către dumneavoastră. Fiecare client individual este un caz particular și costurile exacte pot fi stabilite doar în urma unei analize pertinente și gratuite, efectuate de echipa Marudro general Services. Ne puteți contacta în vederea unei analize, nu aveți nimic de pierdut!

Pentru managementul și gestiunea arhivei, Marudro General Services folosește  sisteme software și hardware specializate. Unitățile arhivistice gestionate sunt cutii, dosare și documente. Facilitatea înregistrării și urmăririi comenzilor on-line, chiar de către dumneavoastră, precum și un sistem de urmărire bazat pe tehnologia codurilor de bare, asigură în mod transparent trasabilitatea și istoricul documentelor dumnevoastră.

Pentru documentele electronice, selecționate, și care au termenul de păstrare depășit, se va proceda la ștergerea definitivă a acestora din arhiva electronică, eliberând spatiul de stocare aferent. Pentru documentele fizice selecționate, Marudro General Services va pune la dispoziție serviciul de „Distrugere și mărunțire securizată a documentelor”, urmat de valorificarea avantajoasă și ecologică a reziduurilor rezultate, în conformitate cu normele de protecție a mediului.