Arhivarea electronică reprezintă conversia documentelor din format hârtie în format digital.
Arhivarea electronică oferă posibilitatea transformării arhivei fizice, având dimensiuni relativ mari, , într-o arhivă păstrată pe suport electronic, accesibilă oricând utilizatorilor cu drepturi, în doar câteva secunde.
Totodată arhivarea electronică se referă și la documentele deja emise în format electronic pentru care nu mai este necesară conversia, ci doar operațiuniile necesare, impuse de lege pentru păstrarea documentelor.
Arhivarea electronică a fost consecința firească a faptului că spațiul informational facilitat de tehnologiile IT&C este extrem de vast, digitalizarea devenind deja o realitate, zilnic producându-se o multitudine de documente în acest format.
Cadrul legislativ care reglementează arhivarea documentelor electronice este Legea arhivării elecronice nr. 135/2007, care stabilește regimul juridic pentru crearea, conservarea, consultarea și utilizarea documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.
Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a păstra documente în format electronic în cadrul unei arhive electronice, în condițiile Legii nr. 135/2007.
Operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat.
Conform legii 135/2007, o arhivă electronică reprezintă sistemul electronic de arhivare, împreună cu totalitatea documentelor în formă electronică arhivate, iar sistemul electronic de arhivare reprezintă sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării şi catalogării documentelor în formă electronică în scopul conservării, consultării şi redării acestora.
Ca medii de stocare a documentelor electronice sunt supuse legii 135/2007 orice mediu pe care se poate înregistra sau de pe care se poate reda un document în formă electronică.
Titularul dreptului de dispoziție asupra documentului în formă electronică este persoana fizică sau juridică proprietară sau, după caz, emitentă a documentului, care are dreptul de a stabili și modifica regimul de acces la document, conform legislației în vigoare.
O arhivă electronică este gestionată de un administrator care poate fi persoană fizică sau juridică acreditată de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice.
Nu există o regulă în acest sens. Așadar, se poate arhiva electronic orice tip de document. Practic, documentele iau forma unor fișiere ce pot fi media, audio, chiar și documente in format PDF, Office sau text.
Nu te asteptai ca arhivarea electronică să fie obligatorie?
Ei bine, aceasta este impusă atunci când documentele sunt emise exclusiv în format electronic (fluturași de salarii, declarații ANAF etc). În cazul acesta, arhivarea electronică nu se poate realiza de echipă, în interiorul companiei, ci la o firmă de servicii de arhivare acreditată prin lege.
