Nomenclatorul Arhivistic reprezintă primul pas în crearea și ordonarea arhivei și poate fi definit ca un tabel sistematic în care se înscriu pe structura schemei de organizare a instituției unitățile arhivistice concepute pe probleme și termene de păstrare.
Nomenclatorul Arhivistic este un clasificator de tip structural, care pune în ordine fluxul de documente, care ajută compartimentul de muncă la gruparea corectă a documentelor.
Fondarea sau determinarea apartenenței documentelor la fond este operațiunea arhivistică de delimitare a documentelor aparținând unui creator.
Operațiunea de determinare a apartenenței la fond are loc numai la unitățile care dețin și alte fonduri în afară de cel propriu.
Fondul arhivistic însumează totalitatea documentelor create în decursul activității unei instituții, asociații, societăți, reuniuni, organizații independente din punct de vedere organizatoric și operativ, care nu și-a schimbat teritoriul de competență și profilul activității și are registratură proprie, precum și de către o familie sau persoană fizică.
Este operațiunea arhivistică de grupare a documentelor și unităților arhivistice dintr-un fond sau colecție conform unui anumit criteriu, în funcție de modul în care au fost constituite documentele, cantitate, valoare, stare și natura documentelor.
Criteriile de ordonare, în funcție de specificul activității pot fi: alfabetic, pe tip de document, pe termene de păstrare etc.
Importanța acestei operațiuni constă în identificarea cu ușurință a documentelor cu termen de păstrare expirat, în momentul ajungerii la maturitate
Astfel se ordonează documentele în dosar în așa fel încât primul cu data cea mai veche să fie deasupra urmat de celelalte în ordinea cronologică. Odată cu ordonarea documentelor din dosar se face și trierea lor, se scot și agrafele metalice, boldurile, acele, clemele;
Este operațiunea care are drept scop să determine locul documentelor în dosar și să asigure integritatea lui. Numerotarea constă in numerotarea filelor scrise pentru fiecare dosar sau volum dintr-un dosar în colțul din dreapta sus cu creionul. Dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 de file; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteaza fiecare volum separate, incepand cu nr. 1;
Se face între doua coperți de carton cu sfoară de cânepă, căutând să nu fie atins textul documentelor și să se asigure citirea liberă. Documentele în format mic (mostre, fotografii, desene tehnice, bilete) se pun în plic și se cos împreună cu celelalte documente. Documentele în format mare se pliază.
Pe coperta dosarului se trec denumirea institu’iei, a compartimentului, numărul dosarului din inventar (cota), conținutul pe scurt al dosarului, data începerii și a încheierii, numărul de file, volumul, termenul de păstrare și indicativul dosarului după nomenclator. După completarea copertei, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârșitul dosarului se face următoarea certificare: ” prezentul dosar conține …. file „. Numărul filelor se trece în cifre și în litere în paranteză. La sfarșitul fiecărei note de certificare se trece data și semnătura celui care face respectiva lucrare.
Selecționarea reprezintă una din operațiunile de bază ale activității de arhivare documente, care constă în stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a unităților arhivistice dintr-un fond sau colecție, în vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Național și eliminarea celor lipsite de importanță.
În consecință, lucrarea de selecționare este cuprinsă din elementele prezentate mai sus, care, cu excepția referatului, se înaintează cu adresa semnată de conducatorul organizației către Arhivele Naționale.
Până la primirea răspunsului în ceea ce privește aprobarea selecționării, documentele nu se mută de la locul lor din raft.
